Scrivere un’autocertificazione di diploma significa mettere per iscritto, con valore legale, un’informazione che in passato richiedeva l’esibizione dell’originale o del certificato rilasciato dall’istituto scolastico. Dal 2000, con l’entrata in vigore del D.P.R. 445, il legislatore ha stabilito che il cittadino può sostituire i certificati con dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà o con dichiarazioni sostitutive di certificazione. Questi documenti, firmati dall’interessato, hanno la stessa efficacia del certificato cartaceo nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i gestori di pubblici servizi. In pratica se un concorso pubblico, un comune, un’università o un’azienda partecipata chiede la prova del titolo di studio, la legge e la Circolare Funzione Pubblica n. 12 del 18 ottobre 2011 impongono di accettare l’autocertificazione. Gli enti privati non sono obbligati, ma nella prassi la maggior parte delle banche, delle agenzie interinali e delle compagnie assicurative la accettano perché riduce costi e tempi di controllo.
Indice
- 1 Quando l’autocertificazione diventa lo strumento più rapido e sicuro
- 2 Gli elementi imprescindibili da inserire nel testo
- 3 La stesura passo dopo passo dal foglio bianco alla firma
- 4 Le formule tipiche da utilizzare per evitare errori
- 5 Firma e allegati: come non incorrere in vizi formali
- 6 La presentazione all’ente e la conservazione in archivio
- 7 Le responsabilità penali e le sanzioni in caso di dichiarazione mendace
- 8 Conclusioni
Quando l’autocertificazione diventa lo strumento più rapido e sicuro
Una dichiarazione sostitutiva è utile quando occorre dimostrare il possesso del diploma in tempi brevi: un’iscrizione universitaria last minute, un concorso con scadenza imminente, l’assunzione che richiede la consegna di documentazione entro pochi giorni. Richiedere il certificato alla scuola comporta spesso attese di una o due settimane, pagamento di marca da bollo e spese di segreteria. L’autodichiarazione invece si redige in pochi minuti su foglio bianco, non richiede bolli e può essere spedita via PEC o consegnata in originale con allegata fotocopia del documento d’identità. Bisogna però ricordare che funziona soltanto verso soggetti che operano in regime di diritto pubblico. Se l’autocertificazione viene presentata a un privato che ha scelto di non ammetterla, sarà costui a indicare alternative, ma la legge invita comunque a semplificare le procedure.
Gli elementi imprescindibili da inserire nel testo
L’autocertificazione di titolo di studio è valida solo se contiene alcuni dati precisi. L’identificazione dell’autore con nome, cognome, luogo e data di nascita, la residenza o il domicilio eletto per le comunicazioni, la descrizione dettagliata del titolo di studio con denominazione dell’istituto, indirizzo, città, data di conseguimento e votazione finale. Va sempre richiamato il riferimento normativo, ossia il D.P.R. 445/2000, e va inserita la formula con cui l’autore consapevole delle sanzioni penali previste dall’articolo 76 si assume la responsabilità di quanto dichiara. Immancabile la data di redazione, preferibilmente in forma estesa per evitare ambiguità tra convenzioni giorno/mese e mese/giorno, e la firma autografa. Se l’autocertificazione non viene presentata di persona ma inviata per posta o per PEC, occorre allegare la copia fronte–retro di un documento valido; se invece viene firmata davanti al funzionario incaricato dell’ente destinatario, basta esibire l’originale del proprio documento in quel momento.
La stesura passo dopo passo dal foglio bianco alla firma
Redigere l’atto inizia con l’intestazione rivolta all’ufficio o all’organismo che ne farà uso, seguita da un breve oggetto che anticipa il contenuto, come “Dichiarazione sostitutiva di certificazione relativa al possesso del diploma di istruzione secondaria di secondo grado”. Nel corpo del testo ci si presenta con i dati anagrafici e si formula la dichiarazione con un periodo unico, evitando frasi spezzate o subordinate eccessive. Il registro deve essere sobrio, privo di aggettivi superflui, perché la chiarezza è un requisito di validità. Una volta scritta la formula di legge sulle responsabilità, si chiude con la richiesta implicita di accettazione, la data e la firma. Stampare il documento e firmarlo con penna a inchiostro scuro garantisce leggibilità anche dopo eventuali scansioni.
Le formule tipiche da utilizzare per evitare errori
La clausola iniziale più diffusa recita: “Il/La sottoscritto/a [Nome Cognome], nato/a a [luogo] il [data] e residente in [indirizzo completo], consapevole delle responsabilità penali previste in caso di dichiarazioni mendaci ai sensi dell’art. 76 del D.P.R. 445/2000, dichiara sotto la propria responsabilità quanto segue”. Subito dopo si inserisce l’enunciato: “Di essere in possesso del diploma di [denominazione esatta dell’indirizzo di studio] conseguito presso l’Istituto [nome completo dell’istituto] sito in [comune e provincia] in data [giorno mese anno] con la votazione di [voto]”. Si può aggiungere se il titolo è stato rilasciato in ordinamento antecedente o successivo alla riforma se ciò ha rilievo per l’ente. Infine la frase conclusiva: “La presente dichiarazione è resa per gli usi consentiti e ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. 445/2000”. A seguire, luogo, data e firma.
Firma e allegati: come non incorrere in vizi formali
La firma è la chiave di volta. Senza di essa la dichiarazione è carta priva di valore. Se si invia via PEC, la firma autografa può essere sostituita da firma digitale, purché certificata da ente accreditato. Nella trasmissione telematica ordinaria, invece, occorre scansionare il documento firmato a mano e allegare la copia del documento d’identità. Gli uffici accettano formati PDF o TIFF, purché leggibili. In consegna diretta è sufficiente mostrare la carta d’identità originale per permettere al funzionario di annotarne gli estremi. Il codice fiscale da solo non sostituisce la copia del documento.
La presentazione all’ente e la conservazione in archivio
Una volta protocollata, l’autocertificazione entra negli atti dell’organismo, che potrà verificarne la veridicità rivolgendosi all’istituto che ha rilasciato il diploma. Se la verifica riscontrasse dati falsi, scatterebbero le conseguenze penali con reclusione fino a due anni e la decadenza dai benefici ottenuti. Per questo chi dichiara deve conservare copia dell’atto e dei riferimenti al protocollo, così da poter dimostrare la buona fede in caso di contestazioni. L’ente destinatario, secondo il Regolamento europeo sulla privacy e il codice deontologico degli archivi pubblici, è tenuto a conservare il documento per il tempo necessario alla finalità amministrativa e poi a trattarlo secondo la normativa sui dati personali.
Le responsabilità penali e le sanzioni in caso di dichiarazione mendace
Il sistema dell’autocertificazione si fonda sulla fiducia e sul principio di autoresponsabilità. L’articolo 76 del D.P.R. 445 richiama direttamente il Codice penale: falsa attestazione a un pubblico ufficiale, uso di atto falso, falsità ideologica. Le pene possono includere la reclusione e una multa, oltre al divieto di partecipare a concorsi o di godere di benefici economici ottenuti grazie alla dichiarazione. Per questo è essenziale trascrivere con precisione i dati riportati sul diploma, verificare l’esattezza della denominazione dell’istituto, la data, la votazione e l’eventuale menzione di sperimentazioni o indirizzi particolari. Se un dato non è certo, meglio sospendere l’invio, richiedere copia conforme alla scuola e poi dichiarare.
Conclusioni
La dichiarazione sostitutiva del diploma, quando redatta in modo corretto, rappresenta il volto moderno della semplificazione burocratica. Permette al cittadino di muoversi rapidamente tra iscrizioni, concorsi, pratiche bancarie, affidandosi alla propria responsabilità e a un foglio di carta anziché a marche da bollo e code allo sportello. Perché questa libertà si mantenga occorre precisione, conoscenza della norma e rispetto delle forme. Un documento chiaro, firmato, datato e completo di tutte le informazioni indispensabili tutela chi lo redige e chi lo riceve, riducendo a zero il rischio di ricorsi o di pretesti per la sua mancata accettazione. Così l’autocertificazione smette di essere un mero adempimento e diventa un canale trasparente fra cittadino e pubblica amministrazione, dove la correttezza di entrambe le parti fa girare più veloce l’intero sistema.
