Hai bisogno di organizzare un archivio nel tuo ufficio e non sai da dove iniziare? Vorresti sistemare il tuo ufficio da tutte le cartacce e creare un archivio dove trovare tutte le pratiche con facilità quando ne avrai bisogno? Organizzare un archivio ti faciliterebbe i compiti.
Perchè fare un archivio documenti
Esistono molte ragioni per cui è importante fare un archivio dei documenti. Qui di seguito ne elenchiamo alcune:
Organizzazione: L’archiviazione dei documenti consente di organizzare e mantenere tutti i documenti importanti in modo sistematico e accessibile.
Protezione: L’archiviazione dei documenti è un’ottima soluzione per proteggere i documenti importanti da eventuali danni, come l’usura, la perdita o il furto.
Risparmio di spazio: Archiviare i documenti in modo corretto e accessibile consente di ridurre l’ingombro degli oggetti e degli scaffali, liberando spazio prezioso in casa o in ufficio.
Recupero: Un archivio ben organizzato consente di recuperare facilmente i documenti necessari in caso di bisogno, risparmiando tempo e stress.
Conformità legale: In alcuni casi, è necessario conservare i documenti per un certo periodo di tempo in conformità con le leggi e le normative, come nel caso della dichiarazione dei redditi, delle fatture e delle ricevute fiscali.
Memorabilia: Archiviare i documenti può anche essere un modo per preservare i ricordi e la storia personale, come le foto, le lettere e le carte di famiglia.
In sintesi, l’archiviazione dei documenti è importante per organizzare, proteggere, risparmiare spazio e recuperare facilmente i documenti importanti, così come per conformarsi alle leggi e alle normative. Inoltre, può anche essere un modo per preservare i ricordi e la storia personale.
Come organizzare i documenti
Come prima cosa misurare lo spazio del vostro ufficio destinato al vostro archivio in modo da poter comprare una libreria o degli scaffali metallici che vi serviranno per l’archiviazione. Dopo avere montato il tutto, con carta e penna scrivete tutte le lettere dell’alfabeto e incollatele sui bordi della vostra libreria.
Successivamente prendi tutte le pratiche e in base al nome della pratica, al cognome del tuo assistito o comunque ad un tuo sistema di archiviazione sistema la pratica stessa nello scaffale giusto. Ricordati di sistemare il tutto in ordine alfabetico in modo da accelerare le operazioni per il ritrovo della pratica.
In base al tipo di pratica hai un tempo minimo di archiviazione, passato l’obbligo potrai anche cestinare le pratiche, quindi potresti anche crearti un archivio cartaceo con la data di inizio pratica. Ricordati inoltre di far pulire sempre gli scaffali per evitare di trovare la pratica dopo un paio di anni con tanta polvere.
I consigli forniti in questa guida valgono anche per la creazione di un archivio casalingo, per bollette e documenti vari. Per i tempi di conservazione, è possibile vedere questa guida su come archiviare i documenti sul sito Casalingaperfetta.com.
Organizzare i documenti è semplice e risulta essere un’operazione importante da fare in casa.
